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產(chǎn)品
根據經(jīng)合組織指南：“公司應建立公司層級或行業(yè)性的申訴機制，作為風(fēng)險的早期警報系統?！?
1. 目的
為了及時(shí)發(fā)現和處理各類(lèi)風(fēng)險與隱患，保障利益相關(guān)方與公司管理層的順暢溝通，提高與利益相關(guān)方參與和互動(dòng)的質(zhì)量，從而建立和諧互利的利益相關(guān)方關(guān)系，維護各利益相關(guān)方和公司的合法權益，優(yōu)化企業(yè)發(fā)展的內外部環(huán)境，特制定本申訴機制。
2、 適用范圍：我司允許任何相關(guān)方（受影響人員或舉報者）表達與采礦、貿易、加工和出口情況有關(guān)的疑慮，提起申訴。相關(guān)方包括但不限于：
(1) 公司職員；
(2) 公司客戶(hù)，包括供應商、合作商和采購商；
(3) 社會(huì )組織和媒體；
(4) 供應商的員工及客戶(hù)；
(6) 公司運營(yíng)所在地的居民。
3、申訴事項
申訴人可就與公司的產(chǎn)品及其供應鏈、經(jīng)營(yíng)管理決策與活動(dòng)、業(yè)務(wù)關(guān)系、內外部非業(yè)務(wù)關(guān)系相關(guān)，且實(shí)際或可能違反適用于公司的法律法規或其他要求的情況提出申訴。
4、申訴原則
申訴人向公司提出申訴，以及公司接受和處理申訴均遵循以下原則：
(1) 事實(shí)原則：申訴人應根據具體事實(shí)而非公司的戰略、政策或方針提出申訴，并充分、完整地提供基于事實(shí)的證據和材料；
(2) 關(guān)聯(lián)原則：申訴人可為自身或代表其他個(gè)人、群體或組織提出申訴，只要申訴事項與公司的產(chǎn)品及其供應鏈、經(jīng)營(yíng)管理決策與活動(dòng)等相關(guān)，公司不接受也不處理非關(guān)聯(lián)申訴；
(3) 保密原則：申訴人和公司均應在保密的原則下，對申訴進(jìn)行認真處理，在申訴處理過(guò)程中，申訴人和公司相關(guān)人員均應保守秘密，不在處理程序結束前就申訴進(jìn)程和內容做公開(kāi)披露；
(4) 及時(shí)原則：申訴人應在知道或理應知道相關(guān)事實(shí)后的合理時(shí)間內及時(shí)提出申訴，以便調查和處理，公司在接受到申訴以后，應及時(shí)處理并給予答復。只要可能,應告知申訴人已收到申訴，并向其提供有關(guān)處理進(jìn)程的報告和處理結果。對送交申訴人的決定,應由與申訴涉及的活動(dòng)無(wú)關(guān)的人員做出，或者對其審查和批準。
5、申訴渠道
公司設立部門(mén)和公司兩個(gè)層面的多種接受申訴的渠道，具體而言：
(1) 各部門(mén)在其業(yè)務(wù)流程中設立接受申訴的渠道和方式，包括意見(jiàn)箱、懇談會(huì )等為本部門(mén)員工設立的申訴渠道，以及如客戶(hù)滿(mǎn)意度調查等為與本部門(mén)存在業(yè)務(wù)關(guān)系的客戶(hù)和其他利益相關(guān)方建立的申訴渠道；
(2) 設立、宣傳并維護公司層面接受申訴的渠道，包括公司網(wǎng)站、總經(jīng)理郵箱和社交媒體等，申訴渠道應能公開(kāi)獲取。
(3) 公司成立負責任采購管理工作組，由總經(jīng)理領(lǐng)導，以及生產(chǎn)、營(yíng)銷(xiāo)以及綜合管理各部門(mén)一位主要負責人組成，申訴人向工作組提出申訴，可撥打公司電話(huà)：0734-8310516進(jìn)行申訴，或將相關(guān)申訴信息郵件發(fā)送至jingyingbu1@hnhyhkxc.com。
6.申訴程序
所有申訴應嚴格遵循以下處理程序：
(1) 申訴人申訴時(shí)須填寫(xiě)公司統一指定并提供的《供應鏈盡責申訴表》（附件 1），說(shuō)明相關(guān)事實(shí)和申訴的訴求；公司接受申訴的部門(mén)應做好《供應鏈盡責申訴記錄》，記錄后應要求申訴人簽字確認：
(2) 各業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)由本部門(mén)的申訴渠道和方式而接受的申訴由各部門(mén)首先進(jìn)行處理，實(shí)行“首問(wèn)負責制”，并可明確主管職責，但在相關(guān)申訴事關(guān)另一部門(mén)時(shí)，則須協(xié)助申訴人將該申訴轉交（接到申訴后的3個(gè)工作日內）相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)，并告知申訴人；
(3) 相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)在接到申訴人提出的申訴后，應首先研判該項申訴是否符合本制度第二到第四條的受理條件，如否，則應在接到申訴之日起3個(gè)工作日內告知申訴人且申訴終止，并在《供應鏈盡責申訴表》上做好記錄；
(4) 如果申訴符合受理條件，各部門(mén)應在接到申訴之日起10個(gè)工作日內在部門(mén)職責權限范圍內對申訴事項進(jìn)行調查和回應，提出處理意見(jiàn)，如果申訴人接受該答復即可終結申訴；如果申訴人不接受，則相關(guān)部門(mén)應協(xié)助申訴人在5個(gè)工作日內向負責任采購管理工作組提出申訴；
(5) 在申訴提交到負責任采購管理工作組后，工作組應在5個(gè)工作日內討論該項申訴并在必要時(shí)補充調查，并應確保15個(gè)工作日內向申訴人做出答復，提出公司層面的最終解決方案，如果申訴人接受該項方案，則申訴正式終結；如果申訴人仍不能接受解決方案，則可以尋求企業(yè)以外的解決途徑，包括司法途徑；
(6) 如果一個(gè)申訴明確涉及多個(gè)部門(mén)的，須由首先接到申訴的部門(mén)通知負責任采購管理工作組，并按本條第（5）款的規定進(jìn)行處理；
(7) 如果同一申訴人或不同申訴人就經(jīng)由本條各款處理過(guò)的相同申訴再次提出申訴的，由接到申訴的部門(mén)或負責任采購管理工作組告知其前述申訴結果，并不予接受申訴；但申訴人如對申訴結果的執行不滿(mǎn)意，可就此再次提出申訴。
7. 申訴結果
申訴人接受答復、處理意見(jiàn)或解決方案后，應配合相關(guān)部門(mén)填寫(xiě)《供應鏈盡責申訴表》“申訴人確認” 部分，承諾接受《申訴書(shū)》所列申訴結果，并不再就同一問(wèn)題提出申訴或訴諸其他爭端解決機制，包括司法解決機制，并簽名確認。
申訴處理結果應記錄為一式叁份的《供應鏈盡責申訴表》（附錄三），一份交申訴人保存，一份交存所涉相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)（涉及多個(gè)部門(mén)的，可制作相應副本），一份由公司負責任采購管理工作組匯總并存檔。
8. 申訴者保護
公司承諾不會(huì )因申訴行為對申訴者采取任何形式的報復，我們將對匿名申訴人的信息進(jìn)行保護，任何人不得以任何借口對申訴人進(jìn)行打擊報復。對于未能遵守保密原則導致申訴者利益受損害的雇員，公司將酌情予以處罰，嚴重者送交司法機關(guān)處理。
9. 制度實(shí)施
(1) 本制度自2023年1月15日起實(shí)施；
(2) 本制度由公司負責任采購管理工作組最終解釋并負責修改。
衡陽(yáng)金新萊孚新材料有限公司
2023年1月15日
附錄三： 盡職管理體系供應鏈盡責申訴表
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申訴人姓名 |
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職業(yè) |
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申訴人與公司的聯(lián)系 |
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申訴人聯(lián)系方式 |
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申訴事件發(fā)生日期 |
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申訴事實(shí)經(jīng)過(guò)、理由及申訴的訴求（可附頁(yè)，并附申訴證據）：
申訴日期： 申訴人簽名： |
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相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門(mén)處理經(jīng)過(guò)及結論：
部門(mén)負責人： 日期： |
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負責任采購管理工作組處理經(jīng)過(guò)及結論：
負責人： 日期： |
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申訴人確認：
申訴人： 日期： |
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